Bestuurderskaart uitlezen
De wettelijke vereisten voor bestuurderskaarten zijn duidelijk binnen de EU en een aantal niet-lidstaten in Europa hebben zich bij dit controlesysteem aangesloten. Sinds 1 mei 2006 moeten nieuwe voertuigen zijn voorzien van een digitale tachograaf. Daarom moeten vrachtwagenchauffeurs met een totaalgewicht van 3,5 ton of meer een lezer voor de bestuurderskaart in hun voertuigen installeren, tenzij deze al tot de standaarduitrusting behoort.
Deze zogenaamde digitale tachograaf kan door het bedrijf worden uitgelezen. Hiervoor zijn bepaalde deadlines gesteld zodat een volledige controle over de rij- en rusttijden is gegarandeerd. Er zijn een aantal technische mogelijkheden om de bestuurderskaart uit te lezen. Een speciale lezer kan rechtstreeks op het apparaat worden aangesloten om de tachograaf uit te lezen. Het uitlezen van de rijkaart met een smartphone, iPhone of computer is ook mogelijk, ook als het betreffende voertuig ver weg is.
Termijnen voor de chauffeurspas uitlezen
De chauffeurspas uitlezen van elke chauffeur moet uiterlijk na 28 kalenderdagen worden uitgelezen. De reden voor deze periode is de opslagcapaciteit van de tachograaf. Deze bevat een geheugenkaart waarop oude gegevens per 28 dagen worden overschreven met actuele gegevens. De chauffeurspas uitlezen moet volgens de huidige regelingen 1 x per 90 dagen. Bovendien is het een wettelijke vereiste om de massaopslag gegevens elke 90 dagen te openen en op te slaan.
Tachograaf uitleesapparatuur
Tachograaf uitleesapparatuur vormen een belangrijk onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden van bedrijven die per dag rij- en rusttijden moeten archiveren. Dit komt doordat de gegevens alle informatie over rij- en rusttijden bevatten en als bewijs dienen voor de wetgever.
Daarnaast is het belangrijk om te weten dat een tachograaf bestaat uit twee primaire schrijven. De tachograaf zelf, ook wel “massageheugen” of massaopslag genoemd en de bestuurderskaart.
Tachograaf voor massaopslag
De tachograaf zelf slaat alle tachograafgegevens op in het massageheugen. Dit apparaat is zowel op de transmissie als op de voertuigcomputer aangesloten en registreert alle activiteiten van het voertuig. De tachograaf registreert de rij- en rusttijden, de snelheid en de afgelegde afstand.
Naast de automatische waarnemingen moet de chauffeur de tachograaf bedienen door te laten zien of er met het voertuig wordt gereden (= automatisch), of er wordt gewerkt (bijv. Laden en lossen) of wanneer er een pauze wordt genomen.
De individuele gegevens worden op de bestuurderskaart opgeslagen. Zelfs als er geen chauffeurskaart in de tachograaf zit, gaan de gegevens niet verloren omdat ze worden opgeslagen in het massageheugen. Let op: de massaopslag moet elke 90 dagen worden uitgelezen.
Gegevens chauffeurskaart
De tachograafgegevens worden zowel op de bestuurderskaart als in massaopslag opgeslagen. Elke bestuurder moet zich houden aan de rij- en rusttijden wetten en hun rij- en rusttijden worden op deze persoonlijke kaart geregistreerd. De gegevens van de bestuurderskaart bevatten dezelfde informatie als het massaopslagapparaat, maar zijn gekoppeld aan de bestuurder. Gegevens worden alleen naar de bestuurderskaart geschreven als deze zich in de tachograaf bevindt.
Dus als het voertuig zonder kaart wordt bestuurd (wat op zichzelf een strafbaar feit is), worden de gegevens niet opgeslagen op de bestuurderskaart, maar in massaopslag. Dit betekent dat alle gegevens in de massaopslag op elk moment kunnen worden weergegeven. De bestuurderskaart moet elke 28 dagen worden gelezen.
Zoals reeds vermeld, moet een VDO tachograaf uitlezen regelmatig gebeuren. Dit moet elke 90 dagen worden gedaan voor het massaopslagapparaat en elke 28 dagen voor de bestuurderskaart. Er is speciale apparatuur nodig om .ddd-bestanden te lezen.
Tacho uitleesapparatuur: analyse
Om aan de wettelijke vereisten te voldoen, is een tachograaf uitlezen niet voldoende. Ook is de werkgever verplicht om te controleren of de chauffeurs zich aan de Rijdtijdenwet hebben gehouden. Dat is tenslotte het doel van de tachograaf: het is een systeem waarmee wordt gecontroleerd of aan wettelijke verplichtingen wordt voldaan.
Om te controleren of de chauffeurs zich aan de wet hebben gehouden, moeten de tachograafgegevens worden geanalyseerd. Hiervoor is speciale software nodig die de tachograafgegevens kan “decoderen” en kan controleren of de gegevens volledig zijn en of er overtredingen zijn begaan.
Bij overtreding van de rij- en rusttijden verordening moet de werkgever de chauffeur formeel op de hoogte stellen en een record aanmaken. Dit is van belang wanneer het hele archief door de autoriteiten wordt onderzocht. Sancties worden meestal opgelegd op basis van het grotere geheel in plaats van individuele gevallen.
Tacho uitlezen: beheer van tachograafgegevens
De tachograaf uitlezen is een, maar het beheren van de tachograafgegevens is net zo belangrijk. Het beheren van tachograafgegevens is een tijdrovende taak, vooral als er meerdere voertuigen en chauffeurs bij betrokken zijn. Het is dus belangrijk om hiervoor een goed systeem te gebruiken. De verschillende beschikbare download- en analysetools zorgen hiervoor meestal. Er zijn echter grote verschillen in gebruiksgemak en rapportagemogelijkheden tussen elke aanbieder.
Archivering van tachograafgegevens
De Rij- en rusttijdenwet schrijft voor dat de tachograafgegevens minimaal een jaar moeten worden bewaard. Als de gegevens echter ook voor andere doeleinden worden gebruikt, zoals belasting naleving, zullen de tachograafgegevens langer moeten worden bewaard.
Naast het goed beheren en archiveren van tachograafgegevens is het belangrijk om de gegevens adequaat te beschermen. In feite is dit heel eenvoudig te realiseren door kopieën lokaal of op de bedrijfsserver op te slaan en regelmatig back-ups te maken van zowel deze gegevens als de gegevens in het eigenlijke archief. Als het archief om welke reden dan ook onvolledig is, kunnen de boetes aanzienlijk oplopen. Het is belangrijk om te voldoen aan de gegevensbescherming vereisten, vooral met betrekking tot de persoonlijke gegevens van de individuele chauffeurs. De inspecteur van de Inspectie Leefomgeving en Transport controleert de naleving van de rij- en rusttijden met behulp van een draagbare computer en een downloadkey.
Uitlezen van een tachograaf: de symbolen
Een digitale tachograaf registreert symbolen die gegevenspunten aanduiden die gaan over de activiteiten van een chauffeur. Vaak is de ‘rijmodus’ de standaard geactiveerde instelling als het voertuig rijdt. Deze modus registreert de rijtijden en helpt om te bepalen hoelang een chauffeur heeft gewerkt. Er zijn veel verschillende soorten symbolen waardoor je een tachograaf gemakkelijk kunt uitlezen. Er zijn vier standaard digitale tachograaf symbolen die worden gebruikt op alle systemen.
- Rijden: geeft aan of een voertuig in beweging is en hoe lang de chauffeur achter het stuur zit
- Andere werkzaamheden: als dit symbool actief is dan verricht de chauffeur andere werkzaamheden zoals laden of lossen van een vrachtwagen.
- Tachograaf beschikbaar: Bij dit symbool staat de chauffeur op stand-by om werkzaamheden te kunnen verrichten wanneer dit nodig is.
- Pauze: dit symbool geeft aan hoeveel rusttijd de chauffeur krijgt.
De tachograafkaarten
Er zijn in totaal vijf soorten smartcards die kunnen worden gebruikt met de digitale tachograaf:
- de bestuurderskaart,
- de bedrijfskaart (bedrijfskaart),
- de controlekaart
- de tijdelijke bestuurderskaart
- en de werkplaatskaart.
Tachograaf bestuurderskaarten
Als een bus of vrachtwagen is uitgerust met een digitale tachograaf, heeft de chauffeur een chauffeurskaart nodig om dat voertuig te besturen. De bestuurderskaart heeft een overwegend witte achtergrond.
De bestuurderskaart registreert de datum en tijd waarop de kaart is gebruikt om een voertuig te besturen en de voertuigen waarin deze is gebruikt. De bestuurderskaart registreert de kilometerstand van het voertuig, het kenteken, de tijd en de totale afstand van elke afgelegde rit en ook andere activiteiten zoals laden. De kaart registreert ook de aanwezigheid van passagiers en hun gegevens. De bestuurderskaart slaat de geregistreerde gegevens op voor elke dag dat de kaart wordt gebruikt. Deze bestuurderskaart heeft een gemiddelde opslagcapaciteit van 28 dagen.
De gegevens van de laatste 365 dagen worden ook opgeslagen in het interne geheugen van de digitale tachograaf waarin de kaart werd gebruikt. Deze kunnen worden gedownload of bekeken op het tachograafscherm.
De gegevens van de bestuurderskaart kunnen niet alleen op het tachograafscherm worden bekeken. Het is ook mogelijk om deze uit te printen of te downloaden via een kaartlezer voor chauffeurskaarten of een ander speciaal apparaat. De laatste methode kan ook worden uitgevoerd als de vrachtwagen of bus in beweging is. Het is technisch haalbaar om een voertuig zonder bestuurderskaart te besturen. Dit is echter in strijd met de voorschriften en het voertuig zal zelf opnemen wanneer het zonder kaart wordt gebruikt. Een bestuurder kan maar één kaart hebben en de persoonlijke bestuurderskaart is vijf jaar geldig.
Tachograafbedrijfskaarten
De bedrijfsmartkaart wordt aan transportbedrijven afgegeven door de bevoegde autoriteit van de lidstaat waar het bedrijf is gevestigd. Het wordt gebruikt om gegevens te downloaden die zijn opgeslagen in het massageheugen van de tachograaf en om de gegevens van dit bedrijf te vergrendelen tegen onbevoegde toegang door derden. Ook de reis- en rusttijdengegevens van de verschillende voertuigen worden op de kaart geregistreerd, wat gunstig is voor de bedrijfsadministratie. De bedrijfskaart is meestal geel en bevat informatie over het bedrijf. Voordat een voertuig in gebruik wordt genomen, moet een bedrijf de bedrijfsinformatie in de tachograaf invoeren. Dit wordt gedaan door de bedrijfskaart in de tachograafsleuf te steken en de instructies te volgen. De bedrijfskaart bevat maximaal 230 gegevensrecords voor vergrendelen en downloaden.
Tachograafcontrolekaarten
Wetshandhavers moeten het juiste gebruik van de digitale tachograaf kunnen controleren. Daarom hebben ze een controleschipkaart nodig bij het uitvoeren van controles ter handhaving van wetten zoals de Arbeidstijdenrichtlijn en de Wegverkeersverordening (Arbeidstijdenverordening). Met de controlekaart kunnen de rij- en rusttijden worden uitgelezen om de naleving te controleren. Dit kan worden gedaan door de gegevens op de bestuurderskaart te lezen of door de gegevens uit de digitale tachograaf te lezen. Met de controle-smartcards hebben politie en wetshandhavers onbeperkt toegang tot alle informatie die is opgeslagen in het digitale tachograafsysteem, zelfs als een bedrijf een “slot” heeft ingesteld. De controle-smartcard is meestal blauw en kan 230 records met controleactiviteitsgegevens opslaan.
Werkplaatskaarten tachograaf
Een werkplaatskaart is een overwegend rode chipkaart die doorgaans wordt afgegeven aan erkende werkplaatsen en/of hun monteurs om digitale tachografen te installeren, activeren, kalibreren, controleren en downloaden. Alle wijzigingen aan het systeem worden geregistreerd voor toekomstig gebruik. De gegevens die op de kaart zijn geregistreerd, zijn de gegevens van de kaarthouder en de gegevens van de laatste 88 kalibraties die met deze werkplaatskaart zijn uitgevoerd. De werkplaatskaart is de enige met een pincode en is een jaar geldig. Deze pincode is persoonlijk.
De tijdelijke bestuurderskaart uitlezen
Een voorlopige bestuurderskaart is bedoeld voor bestuurders uit een niet-EU / EER-land. De kaart wordt één keer uitgegeven en is maximaal 185 dagen geldig.
Chauffeurs uit een niet-EU / EER-land die voor een Nederlands bedrijf werken en professioneel goederen- of personenvervoer uitvoeren, hebben een tijdelijke bestuurderskaart nodig.
De tijdelijke bestuurderskaart is een persoonlijke tachograafkaart met drie functies:
- Identificatiemiddel (met pasfoto op de kaart)
- Biedt toegang tot de digitale tachograaf.
- Registreert rij- en rusttijden.
De maximale geldigheidsduur van de voorlopige bestuurderskaart hangt af van de duur van de werkvergunning of bestuurdersattest, maar de kaart is nooit langer dan 185 dagen geldig.
Het kiwa register
Het kiwa register verwerkt aanvragen voor vergunningen en wettelijke bevoegdheden in de transportsector. Tachograafkaarten worden bij het Kiwa Register vertrekt namens de Minister van Infrastructuur en waterstaat. Een smart tachograaf kan via het kiwa register worden aangevraagd.
De smart tachograaf 2 is de tweede generatie digitale tachograaf. Wat van belang is om te weten is dat het is volgens de Europese Verordening 165/2014 verplicht is voor vrachtwagen en bussen die vanaf 15 juni 2019 op kenteken staan om te beschikken over een Smart Tachograaf. Het kiwa register vertrekt de Smart Tachograafkaarten namens de mini.