Slim en efficiënt werken met de digitale tachograaf
De digitale tachograaf is essentieel voor moderne transportbedrijven en professionele chauffeurs. Het apparaat registreert rij- en rusttijden, snelheden en pauzes – en doet dit vanaf het allereerste moment dat uw voertuig begint te rijden. Maar hoe werkt zo’n digitale tachograaf precies? Wij leggen het u stap voor stap uit, zodat u met vertrouwen en gemak aan de slag kunt.
Door slim gebruik voorkomt u boetes, werkt u efficiënter en creëert u rust voor uw chauffeurs. Bovendien bespaart u tijd door administratieve lasten te verminderen. Kortom: de digitale tachograaf is een waardevol hulpmiddel voor elke transportorganisatie.
Vanaf wanneer is een digitale tachograaf verplicht?
Sinds 1 mei 2006 moeten alle voertuigen vanaf 3.500 kg totaalgewicht die in de EU zijn gemaakt een eerste generatie digitale tachograaf hebben. Nieuwere regelgeving vereist dat wagenparken hun analoge tachografen en oudere digitale modellen vervangen door de nieuwere slimme tachograaf versie 2. Normaal gesproken zullen alle vrachtwagens tegen eind augustus 2025 zijn uitgerust met deze nieuwe versie. Voor eigen vervoer kunnen verschillende vrijstellingen van toepassing zijn, die zowel op nationaal als Europees niveau gelden.
Vanaf 21 augustus 2023 moeten alle nieuwe vrachtwagens, bussen en bestelauto’s worden uitgerust met de tweede generatie slimme tachograaf, genaamd Smart Tacho 2. Deze nieuwe tachograaf brengt enkele veranderingen met zich mee ten opzichte van de eerste generatie. Het goede nieuws is dat de nieuwe slimme tachograafkaarten ook compatibel zijn met de oude tachografen, en andersom geldt dit ook. Dus als je al een tachograafkaart van de eerste generatie hebt, hoef je die niet te vervangen wanneer je een nieuwe tachograaf aanschaft.
Vanaf 1 januari 2025 moeten voertuigen met een digitale tachograaf die in een andere EU-lidstaat dan waar ze zijn geregistreerd actief zijn, worden uitgerust met de Smart Tachograaf 2. Voor voertuigen met de eerste generatie slimme tachograaf die in een andere lidstaat actief zijn, geldt deze verplichting vanaf 19 augustus 2025. En vanaf 1 juli 2026 geldt deze regel ook voor internationaal rijdende vrachtwagens, bussen en bestelauto’s met een gewicht vanaf 2,5 ton.
De chauffeurs pas invoeren in de digitale tachograaf
Iedere chauffeur dient in het bezit te zijn van een geldige chauffeurskaart. Ook is een bedrijfskaart vereist voor elk bedrijf dat actief is in het goederen- of personenvervoer.
Het invoeren van de chauffeurskaart in de digitale tachograaf is eenvoudig: zet het voertuig op contact, plaats de kaart met de chip naar boven en de pijl naar voren en u bent klaar om te rijden.
Werkt u met meerdere chauffeurs? Dan plaatst de tweede chauffeur zijn kaart in de tweede gleuf. Vergeet bij een wisseling niet om beide kaarten te vervangen. Zo blijft de registratie altijd kloppend en actueel.
Door deze stappen correct te volgen voorkomt u registratieproblemen die kunnen leiden tot foutieve rijtijdregistraties of boetes bij controles. Bovendien zorgt het juiste gebruik van kaarten ervoor dat uw administratie sluitend en controleproof is.
Toevoegen van activiteiten in de digitale tachograaf
Vanaf 2 maart 2015 is het verplicht om de activiteiten buiten het voertuig in te voeren in de digitale tachograaf. Er zijn meer mogelijkheden voor handmatige invoer (b.v. dienst voortzetten, dienst met terugwerkende kracht voortzetten, tachograaf op rust zetten, dienst invoegen). U kunt dan door middel van de pijltjestoetsen de tijden invullen en de geselecteerde activiteit verantwoorden.
De digitale tachograaf zal ook vragen in welk land en regio de werkzaamheden plaatsvinden. Wanneer u alle stappen heeft genomen zal de digitale tachograaf aangeven dat u kunt gaan rijden. Let op: u moet de UTC-tijd aanpassen op de digitale tachograaf. De tachograaf registreert alle activiteiten van het voertuig gerelateerd aan de UTC-tijden (zomertijd 2 uur en wintertijd 1 uur vroeger dan de lokale tijd).
In Nederland mag u uw voertuig nooit zonder chauffeurs pas verplaatsen; dit is altijd een overtreding. Meld een defecte, gestolen of verloren kaart binnen 7 dagen aan inspectie leefomgeving en transport.
Werking tachograaf tijdens het rijden
Als u zich aanmeldt, wordt het rijden automatisch geregistreerd als rijtijd. Wat belangrijk is bij een digitale tachograaf, is het gebruik van de symbolen die u kunt kiezen voor de activiteit waar u bij stilstand mee bezig bent.
Bij de digitale tachograaf moet u er goed op letten dat u de knoppen met symbolen goed bedient. De symbolen kunnen worden bediend door op de 1 (of bij de 2e bestuurder op 2) te drukken. Dan ziet u de symbolen boven het nummer verschijnen. De digitale tachograaf springt namelijk na het rijden gelijk op arbeidstijd, dus bij rust moet u het pauze/rust symbool verantwoorden.
Let op: ook op dat wanneer u tijdens uw nachtrust, om welke reden dan ook, de auto verplaatst, zal de digitale tachograaf direct op arbeid springen. Let er dus op dat u hem direct weer op rust zet, anders wordt de gehele nacht als arbeid geregistreerd!
Wat te doen bij een defecte digitale tachograaf?
Als uw digitale tachograaf onderweg defect raakt, bent u niet verplicht om de tachograaf-installatie onderweg te laten herstellen of vervangen mits:
- Er is geen fraude in het spel.
- U uw rijtijdregistratie bijvoorbeeld op de achterzijde van de print rol bijhoudt.
- U kunt binnen 7 dagen na het defect de digitale tachograaf in Nederland laten repareren.
Zorg ook altijd dat u een extra printrol bij zich heeft. Als uw chauffeurs pas defect of gestolen is of als u uw kaart bent verloren, dient u zelf een print-out van de digitale tachograaf te maken. De print-out moet eveneens worden gemaakt als u afwisselend met digitale en analoge tachografen werkt. Vergeet deze print-out niet van uw persoonsgegevens te voorzien zoals onder andere naam, kaartnummer en handtekening.
In Nederland mag u uw voertuig nooit zonder chauffeurs pas verplaatsen; dit is altijd een overtreding. Meld een defecte, gestolen of verloren kaart binnen 7 dagen aan inspectie leefomgeving en transport.
Klaar om aan de slag te gaan met de digitale tachograaf?
Wacht niet langer en ervaar het gemak van geautomatiseerde tachograafgegevens.
✅ Ontvang binnen één werkdag een vrijblijvende offerte
TachoByte is toonaangevend in tachograafoplossingen. Inmiddels zijn duizenden voertuigen uitgerust met onze oplossing. Met een klanttevredenheid van maar liefst 9,3 weet u zeker dat u bij ons goed zit.
Laat ons weten hoeveel voertuigen u heeft en wij sturen u vandaag nog een passende offerte. Wilt u meer weten over onze digitale tachograafsoftware? Neem gerust contact op – ons team staat voor u klaar.
Met onze oplossing hoeft u nooit meer handmatig gegevens uit te lezen of te worstelen met foutgevoelige administraties. Dankzij automatische downloads, heldere dashboards en foutmeldingen op tijd voorkomt u stress én bespaart u geld. We begeleiden u van installatie tot optimalisatie.
Veelgestelde vragen
Wie moet een tachograaf gebruiken?
Alle bedrijven met vrachtwagens of bussen zijn verplicht een tachograaf te gebruiken. Dit geldt ook voor de chauffeurs, die een persoonlijke chauffeurskaart moeten bezitten. Deze verplichting geldt niet alleen voor internationale ritten, maar ook binnenlands vervoer valt hier vaak onder. In sommige gevallen zijn er uitzonderingen voor eigen vervoer – we helpen u graag beoordelen of u hiervoor in aanmerking komt.
Wat is de functie van de tachograaf?
De tachograaf is hét hulpmiddel om rij- en rusttijden, snelheden en pauzes inzichtelijk vast te leggen. Onmisbaar voor naleving van de wet én het verhogen van de verkeersveiligheid. Daarnaast helpt de tachograaf bij het optimaliseren van planningen, het voorkomen van overbelasting en het verhogen van de inzetbaarheid van voertuigen. U krijgt grip op data die direct invloed heeft op uw bedrijfsresultaat.
Hoe lang mag je rijden met een tachograaf?
De wet stelt strikte regels voor rij- en rusttijden. De exacte regels kunnen per situatie verschillen. Vraag ons gerust om advies of check de lokale wetgeving. Een gangbare norm is maximaal 9 uur per dag rijden (met enkele uitzonderingen tot 10 uur), afgewisseld met rustpauzes van minimaal 45 minuten. Wij adviseren u graag over hoe u deze regels efficiënt inbouwt in uw rittenplanning.
Wat kost een slimme tachograaf?
De kosten zijn afhankelijk van het type tachograaf, de gewenste functies en aanvullende diensten zoals software en koppelingen. Wij denken met u mee en bieden altijd een oplossing die past bij uw organisatie én uw budget. Een investering in een slimme digitale tachograaf verdient zichzelf snel terug. U voorkomt boetes, bespaart op administratieve lasten en verhoogt de betrouwbaarheid van uw transport. Neem contact met ons op voor een offerte op maat.